Dos:Puntos – Últimas Novedades: Temas prácticos a tener en cuenta para implementar el Teletrabajo
por el equipo de Asesoría de Santiago Martínez.
Para la implementación del Teletrabajo se recomienda definir un plan estratégico de la mano de expertos en IT, RRHH, SST y nosotros, como sus aliados en asuntos legales.
Este plan estratégico cuenta con una serie de fases y tareas que sintetizamos a continuación:
- Planeación:
- Discusión con las directivas de la empresa para evaluar si hay un convencimiento pleno de desear implementar el teletrabajo como medida a mediano y/o largo plazo. Más que la atención de una coyuntura crítica es un modo de trabajar y un estilo de vida para los trabajadores.
- Establecer un equipo base y asesores para las diferentes fases. Es ideal que sea un equipo interdisciplinario para poder ejecutar la estrategia definida y que tengan conocimientos en IT, RRHH, SST y legal.
- Definir el presupuesto que se invertirá en la implementación, para lo cual el equipo base deberá tener un panorama general de al menos:
- Número de trabajadores sobre los cuales podría recaer.
- Prever si se mantendrán espacios físicos de la empresa y en caso tal, cuánto espacio.
- Definir qué herramientas, servicios y facilidades brindará la empresa a los teletrabajadores.
- En caso de que no cuenten con herramientas tecnológicas suficientes, la inversión que se hará en la infraestructura tecnológica, softwares, aplicaciones, etc.
- Equipo o externos que se ocuparán del mantenimiento de los equipos tecnológicos.
- Selección de proveedores para ejecución del presupuesto.
- Formalización:
- Informar a la ARL para que brinde las herramientas para su implementación.
- Modificación del Reglamento de Trabajo.
- Verificación del lugar de trabajo.
- Inclusión del teletrabajo en los planes de SGSST.
- Realizar la invitación a los teletrabajadores elegibles, una vez seleccionados, proceder con la fase “celebración de acuerdos”.
- Diseñar una política interna que regule los aspectos especiales de la modalidad de trabajo para que se ajusten a los objetivos trazados por la dirección de la empresa.
- Celebración de acuerdos:
- Firmar acuerdos especiales para la implementación del teletrabajo. En caso de ser un trabajador que actualmente esté vinculado, se debe celebrar un otrosí. En caso de que sea un trabajador nuevo, el contrato debe indicar los términos y condiciones de teletrabajo.
- Solicitud de auto reporte de condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
- Registro ante el Ministerio del Trabajo.
- Hacer entrega al teletrabajador de la política de SST, líneas de atención en caso de emergencias, correos para notificar situaciones de acoso laboral, etc.
- Ejecución:
- Realizar reporte de novedades ante la ARL.
- Adjuntar el contrato o soporte de vinculación como teletrabajador a la ARL.
- Notificar al trabajador sobre políticas de protección de datos y confidencialidad de la información.
- Protocolo de entrega de equipos, elementos de protección personal, programas, dispositivos, etc. (acta especial en la que el trabajador se obligue a dar uso adecuado a las herramientas suministradas y hacerse responsable por daños o pérdidas).
- Brindar información continua sobre hábitos saludables en el trabajo respecto de alimentación orden del puesto de trabajo, horarios de trabajo y descanso, pausas activas, ejercicio, entre otras.
- Conviene de igual manera brindar herramientas para que las personas con las que el teletrabajador convive se “eduquen” en esta modalidad de trabajo, pues el hecho de estar en casa no significa que deban realizar todo el tiempo labores del hogar.
- Establecer mecanismos de seguimiento del trabajo y adecuados métodos de evaluación de desempeño.
- De la mano de comunicaciones y RRHH: Establecer una estrategia para lograr que los trabajadores no pierdan el sentido de pertenencia, están continuamente informados sobre asuntos de interés de la empresa y sus compañeros de trabajo y promover espacios de integración, ya sea presenciales (cuando las circunstancias lo permitan) o virtuales.
- Finalización:
- Establecer un acta de acuerdo de terminación del teletrabajo y regreso a las oficinas presenciales, la cual conlleve a un protocolo especial para recibir las herramientas de trabajo suministradas y finalización del suministro de auxilios o apoyos con servicios públicos.
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