El Gobierno Nacional reglamenta la firma electrónica del contrato de trabajo

Por Daniel Paz

Recientemente el Gobierno Nacional expidió el Decreto 526 de 2021, mediante el cual se adicionan algunos artículos al Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015, con el fin de regular la firma electrónica del contrato de trabajo. Lo cual, vale la pena mencionar, ya había sido contemplado en su momento por el Ministerio del Trabajo mediante la Circular 060 de 2018.

En el Decreto se previó que el contrato de trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas. No obstante, el mismo deberá cumplir con los requisitos mínimos de un contrato de trabajo escrito, de conformidad con lo establecido en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo. De igual forma, la firma electrónica o digital deberá cumplir con las condiciones establecidas en la Ley 517 de 1999, y con el Decreto 1074 de 2015, con el fin de que tenga los mismos efectos de la firma manuscrita. En este orden de ideas, dichas condiciones son:

1. La firma debe ser única de la persona que la usa.
2. La firma debe ser susceptible de verificación.
3. Debe estar bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. La firma debe estar ligada a la información o mensaje, de tal manera que si este es cambiado la firma digital es invalidada.

Por otra parte, el Gobierno Nacional fue preciso en señalar que para la firma del contrato de trabajo de manera electrónica se podrán utilizar las siguientes firmas:

1. La firma electrónica, entendida como el género dentro del cual se encuentra todo tipo de proceso electrónico que permite identificar la aceptación de una persona en relación con un mensaje de datos, tales como: contraseñas, datos biométricos, códigos o claves criptográficas privadas.
2. La firma digital, entendida como un tipo de firma electrónica que se caracteriza por utilizar un proceso de operaciones matemáticas, basadas en algoritmos que permiten acreditar su autenticidad en relación con el propietario de la firma y el mensaje de datos sobre el cual se plasma. Es importante destacar que de este tipo de firma electrónica se desprende un certificado digital público el cual es expedido por un tercero con el fin de acreditar su validez y autenticidad.

Ahora bien, el Decreto estableció una serie de obligaciones en cabeza del empleador, las cuales deben ser tenidas en cuenta a la hora de suscribir un contrato de trabajo de manera electrónica:

• El empleador debe proveer al trabajador los medios necesarios para suscribir electrónicamente el contrato de trabajo. Lo cual, puede hacerse mediante el desarrollo de medios tecnológicos propios o contratados con terceros. En este sentido, debe advertirse que la firma electrónica del contrato de trabajo no puede generar ningún costo a cargo del trabajador.
• El empleador tendrá el deber de conservar los contratos de trabajo suscritos electrónicamente, mediante mecanismos que garanticen su autenticidad, integridad y disponibilidad, con el fin de que puedan ser consultados posteriormente.
• El contrato de trabajo y los anexos que se suscriban de manera electrónica deberán ser enviados por parte del empleador, a través del medio electrónico que autorice el trabajador.
•  El empleador tendrá el deber de suministrar a las autoridades judiciales y administrativas los contratos de trabajo suscritos electrónicamente, en caso de que sean requeridos.
• El empleador deberá cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 referentes a la protección y tratamiento de datos personales.

Finalmente, la norma objeto de estudio determinó que serán los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social del Ministerio de Trabajo quienes tendrán la facultad de realizar acciones de inspección, vigilancia y control respecto del cumplimiento de las normas contenidas en el Decreto.  

De esta manera, el Decreto le otorgará validez, eficacia y fuerza probatoria al contrato de trabajo suscrito electrónicamente. Lo cual, tendrá un efecto positivo en el nivel de productividad de las compañías y adicionalmente permitirá integrar al derecho laboral el uso de nuevas herramientas tecnológicas, que debido al momento coyuntural en el cual nos encontramos, como consecuencia del Covid-19, se proyecta como uno de los elementos claves para incentivar la reactivación económica del país.