Circular del Ministerio de Trabajo frente al contrato de aprendizaje
Circular 083 de 2025 del Ministerio del Trabajo
Con el fin de atender de manera alineada las múltiples inquietudes que se han elevado ante el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), respecto de la aplicación que se debe dar a los contratos de aprendizaje a partir de la entrada en vigencia de la Reforma Laboral, el Ministerio de Trabajo ha expedido la Circular 083 del 18 de julio de 2025 estableciendo con ella un instructivo de implementación para facilitar la interpretación y aplicación del artículo 21 sobre el contrato de aprendizaje.
Al respecto, se reitera el carácter laboral que se debe dar a los contratos de aprendizaje, bajo una connotación especial regida por condiciones específicas para su ejecución, siendo el componente formativo su característica fundamental.
Con base en lo anterior, se precisan los siguientes aspectos principales:
• Vigencia En este punto manifiesta el Ministerio que, al no haberse dispuesto un régimen de transición en la Reforma Laboral para la implementación de los contratos de aprendizaje y al no haberse excluido expresamente de su aplicación a aquellos aprendices que ya se encontraran vinculados para el 25 de junio del año en curso, será viable la aplicación de la nueva regulación a dichos aprendices, al entenderse ésta como una condición más beneficiosa conforme el principio de favorabilidad y, en consecuencia, concluye que:
a) Los contratos de aprendizaje que estaban vigentes al 25 de junio de 2025, en adelante comienzan a regirse por la nueva Ley 2466 de 2025, pero solo en lo que suceda a partir de esa fecha.
b) Los contratos de aprendizaje firmados desde el 25 de junio de 2025 en adelante rigen en su totalidad por la Ley 2466 de 2025.
• Pagos en el contrato de aprendizaje Según el tipo de formación, la etapa del contrato y el nivel de cualificación del estudiante se establece una diferencia especifica en relación con distintos pagos así:
i) Apoyo de sostenimiento: Tiene la categoría de salario y está regido por el Código Sustantivo del Trabajo. Aplicará la exoneración de aportes parafiscales y salud contemplados en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
ii) Trabajo suplementario (horas extra, trabajo nocturno y en días de descanso obligatorio): Dado el carácter formativo del contrato de aprendizaje, aplicarán las disposiciones sobre jornada máxima legal vigente y la realización de trabajo suplementario debe considerarse altamente excepcional, siendo viable sólo en aquellos casos en los que la formación lo exija, debiendo hacer el reconocimiento de los recargos legales que sean aplicables.
iii) Subsidio familiar: Debe procederse con este reconocimiento en la etapa práctica al ser considerado como una prestación social y al tener el aprendiz derecho al reconocimiento de todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios del contrato laboral.
iv) Seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales: Estos pagos se reconocerán según la etapa de formación así:
- Etapa lectiva: Se deberá cotizar a riesgos laborales y salud, debiendo ser pagado por la empresa en su integridad.
- Etapa práctica: Se deberá cotizar a salud, pensión y riesgos laborales debiendo dividirse la cotización entre empresa y aprendiz así:
v) Otros pagos: También se deberán reconocer los siguientes pagos: dotación, auxilio de transporte, prima de servicios, cesantías, interés a las cesantías y vacaciones.
vi) Pago de tarifa legal: Todos los pagos laborales con tarifa legal y sanciones contempladas en el Código Sustantivo del Trabajo, como indemnizaciones por terminación unilateral al contrato, moratorias, etc., debe aplicarse conforme las disposiciones laborales vigentes conforme a la etapa y las distinciones de los pagos que se hacen en cada una de ellas aclarando que sólo es en la etapa práctica en la que el aprendiz accede al reconocimiento y pago de todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios del contrato laboral.
• Duración del contrato de aprendizaje Tal como se dispuso en la Reforma Laboral, esta Circular aclara que el contrato de aprendizaje podrá tener la duración que se considere necesaria para cumplir con el programa de formación requerido, sin que supere tres (3) años, pudiendo aplicarse las prórrogas que sean necesarias en tanto se respete este tiempo máximo de duración.
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• Régimen disciplinario Será viable el ejercicio de la facultad disciplinaria en el contrato de aprendizaje destinada a facilitar la formación del aprendiz en las actividades y ocupaciones a él asignadas en virtud de su programa de formación, buscando mantener el orden en la empresa, atendiéndose para ello las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo. lo anterior no obsta para que la institución de educación a la que pertenece el estudiante también deba activar su régimen disciplinario interno siguiendo su procedimiento especial y con efectos jurídicos diversos. • Autorización para la realización de prácticas laborales de adolescentes mediante contrato de aprendizaje A consideración del Ministerio del Trabajo, ningún aprendiz menos de 15 años podrá realizar prácticas laborales a través de un contrato de aprendizaje y, los adolescentes entre 15 y 17 años que así lo vayan a realizar, deberán contar con autorización previa del Ministerio del Trabajo y de la Seguridad Social previa la celebración del contrato, para lo cual se deberá adelantar el trámite correspondiente a través de la ventanilla virtual de dicha entidad.
• Derecho laboral colectivo en el contrato de aprendizaje Los aprendices gozarán del derecho de asociación sindical y demás derechos colectivos del régimen laboral aplicable.
• Reporte de contrato de aprendizaje Los contratos de aprendizaje a través de los cuales se atiende y cumple la regulación de la cuota de aprendizaje, deberán seguir siendo reportados al SENA a través de sus regionales y del Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA).
• Cuota de discapacidad, miembros del COPASST y Comité de Convivencia Laboral en relación con aprendices vinculados Los aprendices en etapa práctica con los que cuente la compañía se consideran incluidos, para efectos normativos, dentro del número de trabajadores que se deberá tomar como base para la aplicación del nuevo numeral 17 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, por el cual es obligación de las empresas vincular al menos dos (2) trabajadores con discapacidad por cada cierto número de trabajadores.
• Aportes al Sistema de Seguridad Social
La Circular establece en su numeral 13, cómo se deberá reportar el pago de aportes de los aprendices al Sistema de Seguridad Social Integral en la Planilla de Liquidación de Aportes -PILA, precisando el tipo de cotizante, el tipo de aportante, el tipo de planilla y aclara que lo anterior será así aplicable a partir del primero (1°) de agosto de 2025, siempre que el periodo de cotización a salud corresponda al mes de agosto de 2025 en adelante y para los otros subsistemas, al mes de julio de 2025 en adelante, según corresponda.
Finalmente, se indica que todo lo referente a la cuota de aprendizaje regulada y a su monetización continuará bajo competencia del Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA, por demás, todos los asuntos relacionados con el contrato de aprendizaje las condiciones de su ejecución, así como su inspección, vigilancia y control, regulados por el Código Sustantivo del Trabajo, serán competencia del Ministerio del Trabajo.
