El documento soporte de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina, ni constituye soporte de ingresos para el trabajador

Por Andrés Bermúdez, director de Derecho Tributario.

El pasado 6 de octubre de 2021, la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN emitió el oficio 912416 – int 253 por medio del cual aclaró que en la medida en que el documento soporte de nómina electrónica se define como un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, este no es asimilable al desprendible de nómina, ni constituye soporte de ingresos para el trabajador.

De acuerdo con la nueva doctrina de la DIAN
 
«(…) el soporte de pago de nómina electrónica se configura como un documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador. (…)
 
Nótese que el soporte de pago de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina, menos aún, constituye soporte de ingresos para el trabajador, toda vez que su finalidad es soportar el costo, deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios). En consecuencia, los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte»

Pues bien, de acuerdo con este pronunciamiento – que es de obligatorio cumplimiento para los funcionarios del fisco – los contribuyentes del impuesto sobre la renta deberán registrar los costos y/o gastos de nómina únicamente con fundamento en el concepto de devengo. Es decir, con independencia del momento de causación del ingreso para el trabajador. Por ello se aclara que, dentro de la nómina electrónica deben incluirse los valores devengados contablemente que aún no hayan sido pagados al trabajador. Esto, podrá llevar a diferenciar entre los valores reportados en el documento soporte de nómina electrónica y lo que se registre en los certificados de ingresos y retenciones, o desprendibles de nómina para los empleados.

Precisamente, este pronunciamiento oficial aclara incluso que:
 
Nótese que la norma establece que el documento soporte de pago de nómina electrónica se genera en razón a: (i) los pagos; (ii) abonos en cuenta. Dicha diferenciación tiene su fundamento en el concepto de devengo, el cual a efectos del impuesto sobre la renta y complementarios debe entenderse de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 21-1 del Estatuto Tributario (…)

En conclusión, los contribuyentes del impuesto de renta que se encuentren obligados a generar ante la DIAN el documento soporte de nómina electrónica deberán tomar como premisa fundamental que este no es un documento soporte para el trabajador, sino únicamente un tipo especial de factura para soportar gastos laborales. Esto implica que este documento es de exclusiva validez fiscal, y no constituye un soporte de los pagos realizados al trabajador, ni tiene vocación de servir como comprobante o desprendible de nómina.

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