El indefinido deber de custodia de los archivos laborales
Por Nicolás Godoy y Daniela Ulloa, asociados de Godoy Córdoba.
Recientemente, la Corte Constitucional de Colombia emitió la Sentencia T-409 de 2024, la cual aborda un caso de omisión en la afiliación al sistema pensional y establece importantes consideraciones y reglas sobre la protección del derecho a la seguridad social en relación con la custodia de los archivos laborales. A continuación, se presentan las principales conclusiones y reglas emitidas por la Corte en esta sentencia.
La Corte Constitucional, en su análisis, destacó varios puntos clave sobre los deberes de los empleadores y las administradoras de pensiones en relación con la custodia de la información laboral y la afiliación de los trabajadores al sistema de seguridad social en pensiones. Así, subrayó que tanto los empleadores como las administradoras de pensiones, tienen la obligación de custodiar y conservar la información laboral de los aportantes.
En principio, este deber se deriva del derecho al habeas data, que permite a las personas conocer, actualizar y rectificar la información que se ha recogido sobre ellas. Sin embargo, en el entorno laboral, la pérdida de esta información también puede afectar gravemente el derecho fundamental a la seguridad social, especialmente en el reconocimiento de pensiones.
Esta sentencia es enfática en que la custodia de la información laboral no es una responsabilidad que pueda ser trasladada a los trabajadores. Además, este deber de custodia se extiende a todos los empleadores, independientemente de su naturaleza jurídica, y también a las administradoras de pensiones, que deben garantizar la veracidad, claridad y precisión de las historias laborales. Es así como la Corte Constitucional concluye que, debido a las implicaciones expuestas, los empleadores tienen la obligación de custodiar la información laboral de sus trabajadores de manera indefinida.
La anterior obligación incluye la conservación de datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio y los salarios devengados. La Corte Constitucional ha recordado que este deber no es nuevo y está respaldado por diversas normas laborales, como el artículo 57.7 y el artículo 264 del Código Sustantivo del Trabajo.
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Además, en situaciones donde la información laboral se ha perdido o destruido, los empleadores deben iniciar acciones efectivas para reconstruir los archivos laborales. Por lo anterior, la Corte Constitucional señala que los empleadores no pueden simplemente alegar la pérdida de información para evitar el reconocimiento de relaciones laborales o de sus extremos temporales.
Por otro lado, las administradoras de pensiones también tienen un papel crucial en la custodia de la información laboral. Estas entidades son responsables de manejar y tratar los datos laborales bajo los principios del derecho al habeas data. La ley y la jurisprudencia exigen un especial nivel de diligencia en el manejo de dicha información debido a su relevancia constitucional. Por esta razón, la Corte recuerda en esta sentencia que las administradoras deben desplegar todas las actuaciones necesarias para garantizar la veracidad, claridad y precisión de las historias laborales.
Adicionalmente y a mérito del caso en discusión, la Corte aprovecha el caso para reiterar la distinción entre la omisión en la afiliación y el allanamiento a la mora, de la siguiente manera:
- La omisión en la afiliación ocurre cuando el empleador no reporta la novedad de ingreso del trabajador al sistema de pensiones, lo que impide que las administradoras de pensiones se enteren del inicio de la relación laboral. En estos casos, el empleador debe pagar un cálculo actuarial para cubrir el tiempo no cotizado.
- El allanamiento a la mora se presenta cuando el empleador afilia al trabajador, pero no realiza oportuna o correctamente el pago de las cotizaciones. Si la administradora de pensiones no realiza las gestiones de cobro correspondientes, se considera que se allana a la mora y debe asumir la carga financiera de las prestaciones económicas generadas.
Finalmente, la reiteración de jurisprudencia que realiza la Corte en esta ocasión se puede resumir así:
- Responsabilidad del empleador en la afiliación: El empleador es responsable de afiliar a sus trabajadores al sistema de pensiones desde el inicio de la relación laboral. La omisión en la afiliación obliga al empleador a pagar un cálculo actuarial para cubrir el tiempo no cotizado.
- Custodia de la información laboral: Los empleadores deben custodiar la información laboral de sus trabajadores de manera indefinida, y no pueden trasladar esta carga a los empleados. Las administradoras de pensiones también tienen la obligación de garantizar la veracidad y precisión de las historias laborales.
- Libertad probatoria en materia laboral: En materia laboral, existe una amplitud probatoria que permite demostrar las relaciones laborales y sus extremos temporales mediante diversos mecanismos, no limitándose a un único tipo de prueba documental.
Es así como la Sentencia T-409 de 2024 refuerza la protección del derecho a la seguridad social en casos de omisión en la afiliación al sistema pensional, estableciendo claras responsabilidades para los empleadores y a las administradoras de pensiones respecto a la custodia de archivos laborales, y garantizando la posibilidad de demostrar las relaciones laborales mediante diversos medios probatorios
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