Reuniones ordinarias extemporáneas – efectos y alternativas

Por Daniel Duque, asociado de Godoy Córdoba.

Es bien sabido que corresponde a la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, según el caso, reunirse de forma ordinaria por lo menos una vez al año, en el tiempo definido en los estatutos y, a falta de regulación estatutaria, dentro de los tres meses siguientes al fin del ejercicio.

Con el objetivo de llevar a cabo la reunión ordinaria, el máximo órgano social será convocado, entre otros, por los órganos facultados para el efecto: los administradores o el revisor fiscal. De acuerdo con el artículo 424 del Código de Comercio, para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, esto es, para el caso de las reuniones ordinarias del máximo órgano social, la convocatoria se hará por lo menos con 15 días hábiles de anticipación, con el objetivo de que los accionistas o socios ejerzan el derecho de inspección. En el caso de las S.A.S., la convocatoria, incluso para las reuniones en las que han de aprobarse balances de fin de ejercicio, se hará con una antelación mínima de cinco días hábiles, salvo que los estatutos establezcan un plazo diferente. No está de más mencionar que, en todos los casos, la convocatoria debe realizarse utilizando los medios previstos en los estatutos.

La gran mayoría de sociedades colombianas define en sus estatutos el plazo para llevar a cabo la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas (tratándose de sociedades por acciones), el mismo plazo que otorga la Ley de manera supletiva, es decir, dentro de los tres meses siguientes al fin del ejercicio. Adicionalmente, en la mayoría de los casos, define como fecha de fin de ejercicio el 31 de diciembre, razón por la cual lo más común en el país es que la Asamblea General de Accionistas deba reunirse de forma ordinaria antes del 31 de marzo de cada año. Este fenómeno se presenta porque se busca conservar cierta uniformidad con el objetivo de facilitar la operación de las compañías, el pago de impuestos, el reporte de información, etc.

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De acuerdo con el artículo 422 del Código de Comercio, en la reunión ordinaria, la Asamblea General de Accionistas, entre otros, examinará la situación de la sociedad, designará a los administradores, resolverá sobre la distribución de utilidades y considerará las cuentas y balances del último ejercicio. De este listado de asuntos que debe tratar la Asamblea General de Accionistas en su reunión ordinaria, la consideración de las cuentas y balances representa un reto para algunas sociedades que, generalmente, no cuentan con la versión final de dichos balances dentro del plazo en el que, según sus estatutos o la Ley, debería realizarse la reunión ordinaria.

La realidad es que, en una porción importante de sociedades, el área contable, el área encargada o el proveedor de servicios contables no cuenta con la información y/o el tiempo suficiente para preparar los estados financieros de fin de ejercicio de manera que estén disponibles para su presentación ante la Asamblea General de Accionistas antes del 31 de marzo (fecha límite más común entre las sociedades colombianas).

Este escenario genera dos efectos principales, especialmente cuando la reunión ordinaria no se lleva a cabo porque los órganos facultados para hacerlo se abstienen de convocar: primero, la configuración de una eventual falta de los administradores a sus deberes legales, de conformidad con los artículos 23 y siguientes de la Ley 222 de 1995, y segundo, la activación de la facultad con la que cuentan los accionistas de reunirse por derecho propio en los términos del artículo 422 del Código de Comercio.

Al margen de lo anterior, las sociedades comerciales que no puedan llevar a cabo la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas antes del 31 de marzo (o dentro del plazo definido en cada caso particular) tienen en principio, dos alternativas para subsanar esta situación: tratar los asuntos de la reunión ordinaria en una reunión universal, o que se aborden en una reunión extraordinaria que incluya expresamente en su convocatoria los temas correspondientes a la ordinaria.

Siendo así, es pertinente preguntarse qué medidas pueden tomar las sociedades comerciales para evitar, por un lado, los efectos mencionados anteriormente y, por otro, tener que acudir a alguna de las alternativas planteadas. Un primer acercamiento llevaría a pensar que las sociedades comerciales deberían considerar modificar sus estatutos para ampliar el plazo en que debe realizarse la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas (en el caso de las sociedades por acciones), pues la Ley lo permite, de este modo podrían fijar dicho plazo en, por ejemplo, los cuatro, cinco o seis meses siguientes al cierre del ejercicio. Lo anterior, con el objetivo de adaptar los tiempos en que se realizará la reunión ordinaria a la capacidad y funcionamiento interno de la compañía, garantizando que, para la fecha definida en la que debe sostenerse dicha reunión, los balances de fin de ejercicio se encuentren disponibles para su consideración por parte del máximo órgano social.

Corresponderá a cada sociedad considerar esta posibilidad, asegurándose de no tomar una decisión sin conocer en detalle las implicaciones de esta última. Lo anterior, teniendo en cuenta que la modificación de los estatutos en este sentido debe ser coherente y evitar contradecirse con otras disposiciones legales aplicables a las sociedades comerciales en esta materia en particular.

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