Término para transmitir la nómina electrónica, y reporte de vacaciones en el documento soporte

Por Andrés Bermúdez, director de Derecho Tributario.

Desde la expedición de la resolución 000013 de 2021 (reglamentaria del documento soporte de nómina electrónica) la DIAN ha mencionado en más de una docena de conceptos que, el documento soporte de nómina electrónica (DSNE) constituye el soporte de los costos y deducciones de nómina en el impuesto sobre la renta, y no de los ingresos para el trabajador. Así pues, aunque el DSNE se alimente de los datos y cifras de la nómina, sus efectos son eminentemente fiscales y no repercuten en materia laboral.  

Además, la DIAN ha determinado que, de una lectura armónica de las distintas disposiciones tributarias, en el DSNE deberán reconocerse los devengos de nómina en el momento del devengo contable, no con el pago. De esta manera, mediante el oficio 900657 – int 08 de 31 de enero de 2022 se determinó que, en el caso de las cesantías, estas debían reportarse en el DSNE ateniendo al concepto de devengo, es decir, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado.  

Ahora, el pasado 17 de febrero de 2022 la Subdirección de Normativa y Doctrina de la DIAN emitió el oficio 901476 – int 213 en el cual se pronunció sobre el momento de reporte que debía darse a las vacaciones en el DSNE. Así pues, siguiendo la línea doctrinal ya decantada por la administración tributaria, en este nuevo pronunciamiento se establece como regla doctrinal – de obligatorio cumplimiento para los funcionarios del fisco – que cualquier concepto que haga parte de la retribución que efectúa el empleador al trabajador y que se desprenda de la relación laboral o legal y reglamentaria, deberán incluirse en la generación del documento electrónico objeto de estudio respecto de cada trabajador de acuerdo con el momento del pago o abono en cuenta, lo que suceda primero.  

Para el caso particular de las vacaciones, y fundamentándose en un precedente jurisprudencial de la Sección Cuarta del Consejo de Estado, la DIAN reconoce que:  

1) Las vacaciones se causan en el período de un año (…) y, por ello, esa erogación debe solicitarse como deducción en esa anualidad. 

2) Las sociedades pueden llevar como deducción por vacaciones en un período gravable: i) las causadas en esa vigencia y, ii) el ajuste que surge por la diferencia del valor de las vacaciones causadas en períodos anteriores y el pagado por estas en ese período.  

En consecuencia, y toda vez que para la DIAN la causación fiscal de las vacaciones ocurre anualmente, será en el momento en que se verifique tal causación (i.e. devengo) en el cual se deberá registrar el concepto en el DSNE.  

Por último, en este pronunciamiento, la DIAN establece que aun cuando el artículo 8 de la mencionada Resolución DIAN No. 000013 de 2021 ordena que el DSNE debe transmitirse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta, no se aclara si estos días son hábiles o calendario. Pues bien, apelando al Código de Régimen Político y Municipal (ley 4 de 1913), la DIAN fija que estos se deben entender como días hábiles. En consecuencia, los DSNE deben transmitirse dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al cual corresponde el devengo.  

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