Novedades en materia de cumplimiento

Por Daniel Duque, asociado de Godoy Córdoba.

El pasado 17 de julio de 2023, la Superintendencia de Sociedades en ejercicio de sus facultades de inspección, vigilancia y control, dio apertura a dos investigaciones administrativas y la consecuente formulación de dos pliegos de cargos a una reconocida empresa del sector tecnológico.

De acuerdo con el comunicado de prensa que expidió la Superintendencia de Sociedades, la investigación y posterior formulación de los cargos, obedecen a una presunta responsabilidad administrativa de la reconocida sociedad por el aparente incumplimiento de las disposiciones establecidas en el Capítulo X y en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de esa autoridad. Los mencionados capítulos son los relativos al régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM y Reporte de Operaciones Sospechosas (SAGRILAFT) y al régimen de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).

De comprobarse la existencia de las infracciones, la Superintendencia de Sociedades, podrá imponer sanciones de hasta 200 SMLMV, de conformidad con lo previsto en la Circular Básica Jurídica y en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.

El Superintendente de Sociedades, Billy Escobar, mencionó que “la entidad continúa con el compromiso de verificar el cumplimiento de las directrices en materia del sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral, en aras de prevenir consecuencias negativas para la economía del país y para las compañías, que puedan traducirse en riesgos operacionales, legales, reputacionales y de contagio”.

Teniendo en cuenta lo anterior, resulta oportuno recordar a nuestros lectores cuáles son algunas obligaciones claves en desarrollo del sistema SAGRILAFT, que, de conformidad con la Circular Básica Jurídica, deben ser cumplidas de manera periódica o dentro de un plazo perentorio y específico:

1. En temas de auditoría y cumplimiento, es necesario designar un Oficial de Cumplimiento, para lo cual se debe certificar que cumple con los requisitos establecidos y se deberá informar por escrito a la Superintendencia de Sociedades, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la designación.
2. En aras de la divulgación y la posterior capacitación, el SAGRILAFT deberá ser divulgado dentro de la “empresa obligada” y, a las demás partes interesadas para su adecuado cumplimiento, mínimo una vez al año.
3. Siempre, las empresas obligadas deberán adoptar medidas razonables de Debida Diligencia de la Contraparte, con un enfoque de riesgo y materialidad de este. Razón por la cual, el monitoreo y actualización del proceso de Debida Diligencia deberá hacerse como mínimo una vez cada 2 años o cada vez que resulte necesario por encontrarse cambios de las condiciones jurídicas.
4. Deben hacerse Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) cada vez que se tenga conocimiento de una. Sin embargo, si transcurre un trimestre sin que la “empresa obligada” realice un Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS), el Oficial de Cumplimiento, dentro de los 10 días calendario siguientes al vencimiento del trimestre, deberá presentar un informe de “ausencia de ROS” (AROS).
5. Si al 31 de diciembre de cualquier año, una empresa adquiere la calidad de obligada a implementar el SAGRILAFT, esta estará obligada a ponerlo en marcha a más tardar el 31 de mayo del año inmediatamente siguiente a aquél en el que se adquirió la calidad de “empresa obligada”.

Por lo demás, las obligadas a implementar el PTEE, deberán cumplir con algunas obligaciones, entre las cuales se destacan:

1. Para prevenir y gestionar los riesgos de Corrupción y los Riesgos de Soborno Transnacional, deberán actualizar su Política de Cumplimiento y el PTEE, cada vez que se presenten cambios en la actividad o que puedan, de alguna forma, alterar el grado de riesgo, o por lo menos cada 2 años.
2. Al igual que para el SAGRILAFT, la entidad deberá informar por escrito a la Superintendencia de Sociedades, la designación del Oficial de Cumplimiento dentro de los 15 días hábiles siguientes a su ocurrencia. Si se modifica el nombramiento, se tendrán 15 días para notificar dicho cambio por escrito a la Superintendencia de Sociedades.
3. Al menos 1 vez al año deberá ser divulgado el programa dentro de la entidad obligada y demás partes interesadas y el oficial de cumplimiento.
4. De igual manera, las entidades que a 31 de diciembre de cada año cumplan con los criterios, dispondrán hasta el 31 de mayo del siguiente año para adoptar su respectivo PTEE. Y, de estar obligadas, las entidades deberán enviar un oficio a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para la adopción del PTEE, informando acerca de su calidad de entidad obligada.

En caso de que se quiera profundizar sobre este tema y de que se necesite verificar si su compañía cumple los requisitos para estar obligada a implementar alguno de los dos sistemas (o ambos), con gusto nuestra área de derecho comercial y corporativo estará atenta para resolver sus inquietudes.

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