Colaboración del empleador en la reconstrucción de la historia laboral en pensiones
Por Jorge Viviel, asociado de Godoy Córdoba.
La historia laboral es un documento relevante desde el punto de vista constitucional puesto que allí se registra el tiempo trabajado, el empleador, el monto cotizado, el número de semanas cotizadas, además de otros detalles que son un requisito indispensable para definir si una persona tiene derecho al reconocimiento de una pensión. No obstante, es posible que por diferentes circunstancias la información que reposa en las bases de datos de los fondos de pensiones no esté completa o no sea la correcta, y que por eso el cotizante tenga problemas para acceder a su pensión, por eso el empleador tiene la obligación perpetua de contribuir en la reconstrucción de la historia laboral de sus trabajadores, dada la estrecha relación de estos datos con la protección de derechos fundamentales y el reconocimiento de prestaciones pensionales.
El pasado 11 de octubre de 2022, la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia de Colombia emitió la sentencia STL14327-2022, en la que se aborda la importancia de la historia laboral en el acceso a las prestaciones del Sistema de Seguridad Social en Pensiones, indicó que el empleador debe almacenar indefinidamente la información de sus colaboradores y además es responsable de participar activamente en la reconstrucción de la historia laboral en pensiones de los trabajadores.
Además, la Corte Suprema de Justicia señaló que la historia laboral no es solo un compromiso de las administradoras de fondos pensiones, sino también de los empleadores, quienes tienen que conservar indefinidamente los registros relativos al vínculo laboral, contribuyendo en la reconstrucción del historial cuando por alguna razón esto resulte necesario ante la pérdida o deterioro de la información.
Ahora bien, ¿De qué manera el empleador debe apoyar en la reconstrucción de la historia laboral? Según la sentencia, cuando la empresa tenga dificultades para proveer la información, deberá realizar un esfuerzo por suministrar los datos requeridos de acuerdo con los archivos que tiene en su poder, y si fuere el caso, deberá intentar reconstruir el expediente laboral, lo cual está íntimamente relacionado con el deber dispuesto por el artículo 57, numeral 7 del Código Sustantivo del Trabajo que establece que el empleador debe entregar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en la que conste el tiempo de servicio, la índole laboral y el salario devengado.
Es importante destacar que en el proceso de reconstrucción de la historia laboral no solo serán relevantes las planillas de aportes a seguridad social, ya que pueden existir errores en ellas. Por ello, será sustancial conservar otros documentos tales como el contrato de trabajo, otrosíes, certificaciones laborales, correos electrónicos, cartas de finalización de la relación laboral, los desprendibles de nómina, entre otros que sirvan para tener claridad sobre los extremos temporales y el salario.
En conclusión, la obligación de almacenar información laboral de los trabajadores de forma perpetua implica que las empresas deban tomar medidas para asegurar la preservación y accesibilidad de la información a lo largo del tiempo, utilizando sistemas de almacenamiento seguro, estableciendo políticas claras de retención de información, documentando adecuadamente la información, reportando correctamente las novedades ante los operadores de planilla, garantizando la accesibilidad y aplicando controles de calidad. Con estas recomendaciones, los empleadores podrán asegurarse de que cumplen eficientemente con su obligación de almacenar la información laboral de forma perpetua.
