Hablemos de documentos y su contenido probatorio

Por Diana Gómez, asociada de Godoy Córdoba.

Cuando hacemos parte de un proceso, debemos determinar cuál es la estrategia de defensa a implementar y, para ello, será necesario recopilar y establecer qué hechos queremos probar y cuáles medios de pruebas vamos a usar ante el juez para obtener un resultado favorable.

Uno de los medios de prueba con el que contamos son los documentos, los cuales pueden ser representativos o declarativos. Dentro del primero tipo, encontramos documentos como planos o fotografías; mientras que los segundos relatan una declaración, como podrían ser convenciones y pactos colectivos de trabajo, laudos arbítrales y reglamentos de trabajo, entre otros.

Es importante tener en cuenta que, los documentos pueden estar acompañados de otros medios probatorios que expliquen su contenido o respalden lo dicho, como puede ser el interrogatorio de parte, el testimonio o incluso una prueba pericial.

¿Cómo saber si aportamos o no una prueba?

Lo primero que se debe tener en cuenta es que las pruebas deben ser allegadas en la oportunidad correspondiente, por lo que de nada sirve tener la prueba, sino no se aporta principalmente en la demanda o en su contestación, según sea el caso.

Ahora, para saber si aportamos una prueba debemos tener en cuenta que: la prueba esté verdaderamente relacionada con lo que se discute dentro del proceso; que la prueba respalde la estrategia de defensa que se plantea y; que la prueba sea apta para demostrar lo que se quiere probar.

¿Podemos desconocer una prueba documental?

Existen dos posibilidades, el desconocimiento de una prueba y la tacha de falsedad. El primero aplica para aquellos casos en los que la prueba que la contraparte aporta es emitida por un tercero. Mientras que la tacha de falsedad será procedente cuando se cuestiona la validez de una prueba.

En todo caso, es importante resaltar que la tacha de falsedad es una herramienta que, aunque es útil debe ser usada con precaución, pues quien la alegue deberá aportar las pruebas que acrediten la falsedad del documento y, en caso de no lograr probarlo, el apoderado o la parte podrán ser objetos de una sanción económica.

La digitalización y la prueba documental

En el auge tecnológico en el que nos encontramos, cada vez es más común que se incorporen como prueba a los procesos judiciales mensajes de datos o los conocidos correos electrónicos. Luego, es importante mencionar que esta clase de prueba a la par se considera como medio documental y que, en igual sentido que los físicos, se presumen auténticos.

Es clave resaltar que, los mensajes de datos una vez hayan sido aportados serán valorados en el mismo formato en que fueron generados, enviados o recibidos, o en algún otro formato que lo reproduzca con exactitud. Así las cosas, vale la pena destacar que la simple impresión en papel de un mensaje de datos será valorada de conformidad con las reglas generales de los demás documentos.

A continuación, mencionamos algunas recomendaciones para el aporte de una prueba documental:

• Ten en cuenta la pertinencia de la prueba, que en realidad sea consonante con los hechos que pretendas demostrar.
• Revisa la extensión del documento, pues la dimensión de la prueba podrá crear confusión al operador judicial.
• Ten presente que podrás aportar una copia simple del documento a demostrar, lo que aplica para los documentos privados como públicos, por lo que no se requerirá de alguna autenticación o presentación personal ante notaría.
• Verifica la legibilidad de la prueba, que esta pueda leerse de manera íntegra.
• Si cuentas con una documental en idioma distinto al castellano deberás allegar la correspondiente traducción.

Finalmente, te damos algunas recomendaciones para tener en cuenta al momento de seleccionar los testigos, pues como ya mencionamos, pueden explicar el contenido de los documentos o respaldar la estrategia procesal planteada:

• Debe ser una persona que conozca de primera mano los hechos que originan el proceso.
• Idealmente, que sea alguien que esté dispuesto a dar su declaración ante el juez.
• Lo deseable es que la persona cuente con ánimo de permanencia en la compañía.

Preferible que la persona llamada cuente con la suficiente convicción sobre el hecho que se espera probar.

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