¿Es válida una libranza con firma electrónica y espacios en blanco?
Por Laura Guanumen, asociada de Godoy Córdoba y Alejandro Lombana, asociado de Godoy Córdoba.
Queremos contarte algunas reglas de juego básicas a la hora de analizar, operar y ejecutar un descuento por libranza. Empecemos:
- ¿Qué es una libranza?
La libranza es la autorización expedida por una persona a su empleador o pagador para que sea descontada una suma de dinero de su salario, honorarios y/o pensión, y sea girada a una entidad operadora, a través de la cual adquirió un bien, un servicio o el préstamo de un dinero.
- ¿Cuáles son las partes de un crédito en modalidad de libranza?
Los actores que participan en un crédito en modalidad de libranza son:
- Beneficiario: Un trabajador, pensionado o contratista, titular de un producto, de un bien o servicio que se obliga a pagarlo a través de la modalidad de libranza o descuento directo.
- Entidad pagadora: Quien tiene a cargo la obligación del pago (empleador, Fondo de Pensiones o contratante).
- Entidad operadora: Es la persona jurídica que realiza las operaciones de créditos que se recaudan a través del mecanismo de libranza.
- ¿Sabes cuáles son las reglas legales del juego aplicables a las libranzas?
Las normas que regulan la libranza son la Ley 1527 de 2012 y la Ley 902 de 2018 y hoy le daremos una mirada al oficio 220-217716 del 14 de septiembre de 2023, por medio del cual la Superintendencia de Sociedades aclara aspectos relevantes de la libranza con espacios en blanco.
- Como entidad pagadora (ej. empleador) ¿Puedo ejecutar descuentos con una libranza que tiene espacios en blanco?
La Superintendencia de Sociedades, en el oficio que les mencionamos con anterioridad, aclara que un documento de libranza no puede tener espacios en blanco, porque una de las condiciones que establece la ley 1527 de 2012, es que debe existir una autorización expresa, es decir, específica, determinada y clara para el descuento.
- ¿Soy solidariamente responsable por no descontar una libranza que recibo con espacios en blanco?
El parágrafo 1 del artículo 6 de la Ley 1527 de 2012 establece que el empleador es solidariamente responsable si: no cumple con la obligación de hacer el debido descuento y trasladarlo a la entidad operadora o se niega injustificadamente a la suscripción del acuerdo con la entidad operadora.
Sin embargo, la Superintendencia de Sociedades considera que no hay lugar a la solidaridad si la libranza tiene espacios en blanco, pues no conocería el empleador o la entidad pagadora, los valores exactos a descontar, su periodicidad y el plazo del préstamo, requisitos indispensables para hacer el descuento y giro de las sumas de dinero en debida forma.
- Si recibo una libranza con espacios en blanco ¿Qué debería hacer?
Si como entidad pagadora recibes una libranza con espacios en blanco, los cuales generan dudas sobre las condiciones del convenio entre el beneficiario y la entidad operadora, debes solicitarle a esta que llene dichos espacios con la información del convenio suscrito con el beneficiario, que generen certeza sobre cuáles son los valores por descontar, plazo del préstamo y periodicidad.
- ¿Es válida la firma electrónica en una libranza, un pagaré y/o una carta de instrucciones?
La firma electrónica en una libranza, pagaré o carta de instrucciones es válida si cumple con los requisitos establecidos en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999.
Recuerda que la firma electrónica puede ser: una fotografía, una huella dactilar detectada mediante un medio digital, el iris de los ojos, un mensaje de voz, un código de computador con mecanismos de validación, entre otras alternativas.
- ¿Qué requisitos debo verificar como empleador para que la firma electrónica sea válida?
Son dos: Que exista un método que permita identificar a la persona que inició el mensaje de datos para aprobar el contenido de lo que firmó y que el método utilizado sea confiable y apropiado.
El método es confiable y apropiado cuando: los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante y es posible detectar cualquier alteración no autorizada en la firma, de acuerdo con lo establecido en el artículo 4 del Decreto 2364 de 2012.
- Recomendaciones prácticas
Si eres empleador u otra entidad pagadora
Debes validar que la entidad operadora te remita la autorización de descuento que el beneficiario suscribió, debidamente firmada y diligenciada, en donde constan las condiciones técnicas y operativas para la retención y descuento y su respectiva transferencia a la entidad operadora.
La autorización de descuento debe contar con la firma electrónica o manuscrita del beneficiario.
Debes verificar que la entidad operadora de libranza se encuentre inscrita en el Registro Único Nacional de Operadores de Libranza (RUNEOL).
Debes realizar el traslado del dinero retenido a la entidad operadora dentro de los 3 días hábiles siguientes después de haber efectuado el descuento al beneficiario, salvo una autorización especial de la entidad operadora para realizar el traslado en un término superior.
Si eres entidad operadora
Remite a la entidad pagadora: la solicitud de aplicación de la libranza y la autorización de descuento previa, escrita y concreta firmada por el trabajador bien sea con firma electrónica o manuscrita.
No envíes a la entidad pagadora autorizaciones de descuento con espacios en blanco.
Si eres beneficiario de una libranza
Cumple con tus obligaciones financieras a tiempo, con el fin de evitar reportes negativos en centrales de riesgo y perder score crediticio.
En caso de ser un trabajador y cuentes con un cambio de empleador, tienes la obligación de notificarlo a la entidad operadora que te otorgó el crédito, para que esta pueda solicitar la respectiva continuidad de la autorización de descuento a tu nuevo empleador.
- ¿Es válida una libranza con firma electrónica y espacios en blanco?
Es válida una libranza con firma electrónica pero no con espacios en blanco.
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