¿Ya hiciste el registro anual de la autoevaluación y plan de trabajo en SST?

Por Carolina Martínez, asociada de Godoy Córdoba.

Mediante la Circular 082 de 2022, el Ministerio de Trabajo informó cómo deberá realizarse el reporte anual de autoevaluación de estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y el Plan de Mejora del mismo por cada empresa, ante la plataforma habilitada para dicho proceso. El plazo para realizar este reporte es desde el 02 de enero hasta el día 28 de febrero de 2023.

La Circular en cita recuerda que el ciclo de los Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo son anuales y estos deben ser llevados conforme al calendario, es decir de enero a diciembre. En este sentido, a la fecha del corte de actividades de cada año deberá realizarse la autoevaluación conforme al anexo técnico de la Resolución 312 de 2019, y conforme a los resultados el Plan de Mejora del año siguiente.

Esta Circular aplica para el sector público y el sector privado, y además deroga las Circulares 071 y 072 de 2021, por lo cual estas deberán ser eliminadas de la respectiva matriz legal.

Ahora bien, profundizando en el reporte y la forma en que debe hacerse vale la pena advertir lo siguiente:

• Se deberán contar con dos correos electrónicos: el del administrador y el del responsable del sistema de gestión.
• Consideramos que el reporte al que hace referencia la disposición estudiada debe ser únicamente del año 2022, mas no de los años anteriores pues el registro de años anteriores se debió realizar conforme a las disposiciones legales anteriores y no hay lugar a que se vuelva a solicitar.

De otra parte, se advierte que el procedimiento de registro actual suscita las siguientes inquietudes:

• Requiere nuevamente le reporte de años anteriores, situación que puede llegar a implicar problemas de suplantación de identidad para los profesionales, técnicos y tecnólogos en Seguridad y Salud en el Trabajo. Lo anterior, más aún cuando no se puede garantizar que la persona que diseña, implementa y realice el mantenimiento del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo en años anteriores sea el mismo obligado a hacerlo para el año 2022.
• Las personas que lideran múltiples Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo advierten que la plataforma prevista por el Ministerio de Trabajo no permite que se use más de una vez un mismo correo para los responsables del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. Esto en la práctica implica que si una persona es responsable de más de 1 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo deberá tener tantos correos electrónicos como Sistemas lidere para hacer de manera idónea el registro.
• Se sugiere tener mucho cuidado con la información a diligenciar pues hay campos que no se pueden corregir, y si existe un error lo procedente será solicitar el cambio mediante correo electrónico al Ministerio de Trabajo.
• De igual forma, se sugiere tener especial cuidado para registrar la actividad económica de la empresa, pues el sistema no previó las disposiciones del Decreto 768 de 2022.

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