Incapacidades y licencias: nuevas reglas para su reconocimiento y pago

Por Gabriela Pacheco, asociada de Godoy Córdoba

El pasado 12 de diciembre de 2023 el Ministerio de Salud y Protección Social expidió el Decreto 2126 de 2023, el cual sustituye las disposiciones del Decreto 780 de 2016 relacionadas con el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Así las cosas, esta nueva norma actualiza el contenido del Decreto 1427 de 2022 y a su vez adiciona nuevas disposiciones relativas a los requisitos y procedimientos para garantizar el derecho al mínimo vital, a la salud y a la vida digna durante los periodos en los cuales una persona no se encuentra en condiciones de salud adecuadas para realizar labores que le permitan obtener el pago de su salario.

A través del presente artículo les presentamos un breve recuento del contenido de este decreto, el cual será de gran interés para todas aquellas personas encargadas de la gestión del talento humano y la administración de nómina, a la hora de gestionar el pago de las incapacidades y licencias.

Disposiciones generales al reconocimiento de las prestaciones económicas del sistema de salud

En primera medida, la norma establece que los certificados médicos u odontológicos de licencia o incapacidad deben ser expedidos por médicos u odontólogos tratantes inscritos en el ReTHUS y los profesionales que estén prestando su servicio social obligatorio, quienes deben estar adscritos a un prestador de servicios habilitado.

Por otra parte, cuando una incapacidad sea expedida por un médico u odontólogo no adscrito a la red prestadora de servicios de salud de la EPS, esta deberá ser validada por la entidad a la cual se encuentra afiliado el cotizante dentro de los 15 días siguientes a su expedición, allegando con la solicitud la epicrisis o historia clínica.

Asimismo, y a modo de novedad práctica, el Ministerio de Salud y Protección Social deberá definir un portal web de información de incapacidades y licencias, el cual permita centralizar la información y tener trazabilidad sobre el flujo de los recursos. No obstante, el Decreto no brinda claridad respecto de la fecha estimada en que deberá implementarse esta nueva herramienta tecnológica.

Licencias de maternidad y paternidad

Este Decreto se expide con la finalidad de reglamentar lo dispuesto en la Ley 2114 de 2021, por medio del cual se modificaron las disposiciones relativas al disfrute y pago de las licencias de maternidad y paternidad.

En su momento, esta ley fue un hito a nivel laboral, en la medida en que modificó sustancialmente las licencias derivadas del nacimiento y la adopción de hijos, y creó nuevas figuras que no hacían parte de nuestro ordenamiento hasta dicho momento.

Al respecto, el Decreto establece que, para el reconocimiento y pago de la licencia de maternidad o paternidad por adopción, se deberá verificar el cumplimiento de requisitos a la fecha de entrega oficial del menor, o la fecha del fallo del juzgado donde se firme la adopción.

Ahora, para parejas del mismo sexo, en caso de parto o adopción, los padres deberán presentar solicitud escrita ante la EPS y el empleador, definiendo quién de ellos gozará de la prestación derivada de la licencia de maternidad y de paternidad.

Finalmente, para el reconocimiento de la licencia parental compartida y de la licencia parental flexible de tiempo parcial, se determina que estará a cargo de la EPS a la cual se encuentren afiliados los padres menores y será remunerada con base en el IBC de quien disfrute la licencia reportada para el periodo de inicio de la misma.

Licencia para el cuidado de la niñez

Uno de los aspectos más relevantes del Decreto 2126 consiste en que desarrolla la Ley 2174 de 2021, por medio de la cual se establecieron parámetros para la protección y el cuidado de la niñez en estado de vulnerabilidad especial, creando una licencia remunerada para el cuidado de los menores de edad que padezcan una condición o enfermedad terminal o un cuadro clínico severo derivado de un accidente grave, o que requiera cuidados paliativos para el control del dolor y otros síntomas.  

 Al respecto, la norma determina que, quien se beneficie de esta licencia tendrá una duración de 10 días hábiles, en favor de quien ostente la calidad de padre, madre o quien detente la custodia del menor de edad.

La licencia, podrá ser disfrutada y pagada de manera continua o discontinua, según acuerdo entre empleador y trabajador, lo cual deberá constar en un documento que señale la fecha de inicio y finalización y sólo podrá reconocerse una vez dentro del año calendario.  

No obstante, cuando haya duda respecto del diagnóstico o la condición del menor, la EPS podrá solicitar una segunda opinión de un profesional par del médico tratante del menor de edad que expide el certificado de licencia para cuidado de niñez.

Incapacidad de origen común

Finalmente, en cuanto a la expedición de incapacidades de origen común, el Decreto 2126 reitera las disposiciones de la norma vigente hasta el momento, la cual fue expedida en el año 2022. Sin embargo, hace especial énfasis en los requisitos que debe contener el certificado de incapacidad para su plena validez, lo cual, en la práctica, posiblemente dará lugar a cuestionamientos tanto a nivel administrativo, a la hora de adelantar el recobro de la prestación, como a nivel organizacional, cuando sea presentado para justificar la inasistencia de un trabajador.

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